1. Conditions scientifiques
Les candidats ont fait la preuve de leur autonomie scientifique :
→ en ayant piloté un projet de recherche ou en démarrant un nouveau projet de recherche ;
→ en ayant une expérience d'encadrement (étudiants en stage, thèses co-encadrées, ...) ;
→ en effectuant une mobilité thématique et/ou géographique.
2. Conditions administratives
Les candidats doivent être titulaires :
→ d'un diplôme de doctorat (arrêtés du 5 juillet 1984 et du 30 mars 1992) ;
→ d'un diplôme de docteur permettant l'exercice de la médecine, de l'odontologie, de la pharmacie et la médecine vétérinaire et d'un diplôme d'études approfondies ou d'un master recherche ;
→ ou justifier d'un diplôme, de travaux ou d'une expérience d'un niveau équivalent au doctorat. Cette dernière disposition est notamment applicable aux titulaires d'un doctorat de troisième cycle ou d'un diplôme de docteur ingénieur complété par d'autres travaux ou une activité d'enseignement et de recherche à temps plein d'une durée minimale de cinq ans.
1. Prédossier
Préparer un "prédossier" à soumettre à notre commission pour avis préliminaire. Ce prédossier contient :
• un CV détaillé ;
• une liste de publications (veillez à bien séparer les articles originaux des actes de conférences publiés, même s'il s'agit de revues à comité de lecture) ;
• participation à des conférences ;
• description de votre expérience d'encadrement de jeunes chercheurs, stagiaires, doctorants, postdoctorants;
• éventuelles responsabilités d'enseignement ou administratives ;
• un court résumé de vos travaux récents (1 page environ) et de votre projet de recherche dans les quatre ans à venir (2 pages environ).
Ce prédossier, sous forme d'un fichier unique (de préférence pdf), est à envoyer à la présidente de notre commission.
→ Notre commission donne dans les semaines qui suivent un avis sur l'opportunité de la soutenance envisagée. En cas d'avis favorable, un membre de la commission est désigné pour suivre la suite de votre préparation de l'HDR, il sera votre correspondant. Vous disposez alors d'une année pour soutenir votre HDR.
2. Mémoire d'habilitation
Préparation de votre mémoire d'habilitation. Ce mémoire doit constituer un document de synthèse sur vos travaux des années récentes, comptant typiquement une cinquantaine de pages, auquel peuvent être joints les 5 articles les plus significatifs. Il doit par ailleurs détailler en quelques pages votre projet de recherche pour les années à venir. Le mémoire peut être rédigé en anglais.
3. Proposition de jury et de rapporteurs
♦ Prendre rendez-vous avec votre correspondant au sein de notre commission et lui soumettre une liste argumentée de 4 à 6 rapporteurs potentiels et une proposition de jury (voir les règles : "composition du jury"). Votre correspondant vérifie que ces propositions sont bien conformes aux règles et arrête avec vous le jury. En cas d'avis favorable, il désigne 3 rapporteurs.
4. Composition du jury
Voici les critères principaux (voir les textes de référence ci-dessous pour des versions plus complètes) :
• Le jury doit comporter au moins cinq membres HDR*, dont au moins deux des trois rapporteurs du mémoire d'habilitation, et un membre de la communauté de Sorbonne Université habilité à diriger des recherches. La moitié des membres du jury est composée de professeurs ou assimilés (voir notre FAQ pour la définition exacte de "assimilé"). La moitié au moins doit être composée de personnalités françaises ou étrangères extérieures à Sorbonne Université.
* Par précaution il est souhaitable de constituer un jury d’au moins 6 membres afin que les règles restent respectées dans en cas d’empêchement inopiné d'un des membres.
• Les rapporteurs jouent un rôle central dans la procédure ; ils doivent porter un jugement indépendant et compétent sur le travail du candidat. Par conséquent, les rapporteurs doivent être :
- extérieurs à Sorbonne Université et
- pour deux d'entre eux au moins, habilités à diriger des recherches ;
- non impliqués dans le travail de l'équipe du candidat. En particulier, ils n'ont pas de publications de recherche récentes communes avec le candidat ("Récentes" .= une dizaine d'années.) ;
- Il est recommandé que l'un au moins soit étranger, en privilégiant l'Europe.
- Il n'est pas strictement indispensable que les trois rapporteurs soient membres du jury, même si c'est souhaitable.
1. Demande d'autorisation de présentation en soutenance - Inscription administrative
Une fois le jury constitué et validé par la commission, vous devez :
1) Remplir la demande d'autorisation de présentation en soutenance et la soumettre à votre correspondant de la commission pour signature. Ce document est alors transmis (par vous-même ou par votre correspondant) à l'assistante administrative de la commission, Nathalie Suirco.
2) Vous inscrire administrativement (seulement après signature et transmission du document à la scolarité de l'IFD). Vous serez guidé dans cette étape (la procédure d'inscription est dématérialisée: la scolarité vous demandera de remplir un dossier d'inscription que vous pourrez envoyer par mail).
2. Envoi du manuscrit aux rapporteurs
Envoyer alors à chacun des rapporteurs un exemplaire de votre mémoire d'habilitation, ainsi qu’aux autres membres du jury.
L'assistante administrative de la commission, de son côté, envoie une lettre de recommandations ((de la part de la commission) aux rapporteurs, d'où la nécessité de la mettre en copie afin de coordonner les envois. Il est demandé à vos rapporteurs d'envoyer leur rapport sous forme électronique au membre de la commission qui suit votre dossier, ainsi qu'une version signée sur papier de leur rapport à la scolarité (bureau des HDR).
3. Autorisation de soutenance et dernières formalités
- Après réception des rapports (en principe trois semaines avant la soutenance), le membre de la commission signe l'autorisation de soutenance, qui sera ensuite signée par le président de l'université (après visa du vice-président recherche), puis transmise à la scolarité.
- La commission HDR transmet les convocations aux membres du jury, si la soutenance a lieu en présentiel, ainsi que les délégations de signature (du rapport de soutenance), si la soutenance a lieu en visio-conférence.
- La scolarité vous transmet ensuite par courriel le procès-verbal de soutenance et le rapport technique le cas échéant.
- Après la soutenance, les documents qui conditionnent l'édition du diplôme par le service de la scolarité sont:
- Procès-verbal de soutenance;
- Rapport du président ou de la présidente du jury, contresigné par l'ensemble des membres du jury ou, le cas échéant, du président du jury par procuration lorsqu’elle lui a été donnée par un ou plusieurs membres du jury;
- Les procurations le cas échéant;
- Le rapport technique le cas échéant;
- L’autorisation de soutenance signée en original par le président ou la présidente de la commission;
- Les rapports des rapporteurs signés.
• Le jury doit comporter un "professeur d'université ou assimilé". Quelle est la définition exacte d'"assimilé"?
Sont assimilés aux professeurs des universités :
- les personnels d’autres corps de l’enseignement supérieur mentionnés à l’article 1er de l’arrêté du 10 février 1992;
- les personnels détachés dans le corps des professeurs des universités;
- les directeurs de recherche des établissements publics, scientifiques et technologiques (EPST tels que le CNRS, l’INSERM, etc).
• Que faire si, le jour de la soutenance, l'un des membres du jury est absent ou excusé ?
Il suffit que le jury qui se réunit soit conforme aux règles : il doit comporter au moins cinq membres HDR, dont au moins deux des rapporteurs et un professeur ou assimilé de Sorbonne Université.
• Un professeur d'université siégeant dans le jury peut-il être émérite ?
Oui (conformément au décret n°84-431 du 6 juin 1984).
• Que faire si le jury demande des révisions du texte ?
Au cas où le jury demande des révisions du texte, le candidat dispose de 3 mois pour effectuer ces corrections, qui seront visées par le président du jury; son diplôme ne lui sera remis qu'après le feu vert du président.
• Est-il possible de rédiger le mémoire d'habilitation en anglais ?
Contrairement à la thèse de doctorat dont la forme et la langue du document sont fixées par la loi, pour l'HDR elles le sont par chaque université. Notre commission estime qu'un mémoire d'habilitation en anglais est susceptible d'avoir une plus grande audience et rendra plus aisé le choix de rapporteurs étrangers.
• La soutenance peut-elle se dérouler en anglais ?
L'anglais est accepté si un membre du jury est non francophone.
• Une dérogation est-elle nécessaire si la soutenance a lieu en dehors des locaux de Sorbonne Université ?
Contrairement aux thèses de doctorat, aucune dérogation n'est nécessaire.