Réglementation des stages étudiants

Il existe plusieurs types de stages :

• Les stages obligatoires ou optionnels déjà inclus dans le parcours pédagogique. Sont concernés, tous les stages obligatoires inclus dans les cursus de formation ainsi que les stages optionnels identifiés comme tels ou inclus dans une Unité d’Enseignement que peut choisir l’étudiant .Ils doivent toutefois être terminés, y compris la soutenance, avant la date de fin d’année universitaire.
• Les stages inclus dans un processus de réorientation de l’étudiant au cours de sa formation (inclus dans la maquette du diplôme dans lequel il est inscrit) peuvent faire l’objet de convention. Leur inscription en annexe au contrat pédagogique conclu avec l’étudiant formalisera leur définition dans l’organisation de la formation telle que prévue par  l’article D612-48 du code de l’éducation.
• Les stages pendant une période de césure sont possibles dans le cadre d’un cursus de formation comprenant moins de 200 heures d’enseignement. Toutes les autres règles concernant le stage sont applicables de la même façon aux stages réalisés dans le cadre d’une césure.
• Les stages dans le cadre de cursus entièrement à distance.

La convention de stage est obligatoire, elle est conclue entre le stagiaire, l’organisme d’accueil, et l’établissement de formation. C’est le document par lequel chacune des parties engage sa responsabilité.

La convention de stage est, entre autres choses, là pour définir le cadre de réalisation du stage, les droits et obligations du stagiaire, le protégeant en cas de litige avec l’organisme d’accueil et lui garantissant une couverture en cas d’accident sur le lieu du stage.

La durée totale du ou des stages effectuées dans un même organisme d’accueil, en France et à l’étranger, est limité à 6 mois par année d’enseignement, soit 924 heures de présence effective. En effet, la durée du ou des stages est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil. Chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à vingt-deux jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Le stage doit se dérouler pendant l’année universitaire d’inscription de l’étudiant.

La gratification correspond à une somme d’argent, éventuellement versée par l’organisme d’accueil, dans le cadre d’un stage. Elle est soumise à une règlementation précise depuis 2006 et ne peut en aucun cas être assimilée à un salaire, on parle donc de gratification pour les stagiaires et non pas de rémunération ou tout autre terme.

En France, lorsque la durée du stage au sein d’un même organisme d’accueil est supérieure à deux mois, consécutifs ou non, (soit plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, ou plus de 308 heures de présence, même de façon non continue) pour une même année d’enseignement, celui-ci fait obligatoirement l’objet d’une gratification.

Attention :

• les organismes de droit public ne peuvent pas définir une gratification supérieure au taux fixé.
• En raison du principe de territorialité de la législation française, il n’y a aucune obligation de gratification des stages qui se déroulent à l’étranger. La gratification éventuelle est donc laissée à l’appréciation de l’organisme d’accueil, quelle que soit la durée de stage.

Le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature. En France, le taux horaire de la gratification est égal, en janvier 2023, à 4,05 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond de la Sécurité sociale (soit 27 € x 0,15). Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal sous peine de requalification de la convention de stage en contrat de travail.

Consulter l'arrêté du 9 décembre 2022 portant fixation du plafond de la sécurité sociale pour 2023.

Un simulateur de calcul permet aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.

Gratifier ou pas, le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages octroyés aux salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d'entreprise par exemple), même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié.

Le remboursement des frais (de repas et de transport) ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Frais de repas

Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.

Frais de transport

L'employeur est dans l'obligation de rembourser une part des frais de transport (entre le domicile et le lieu du stage) engagés pour effectuer le stage, dans les mêmes conditions que pour les salariés.

A titre d'information, le récapitulatif des montants de remboursements s'élèvent à :

• 14,25 €/mois  pour la carte Imagin'R, ou 7,12€ pour un nombre de jours de présence inférieur à la moitié du nombre de jours ouvrés du mois,
• 34,46 €/ mois pour la carte Navigo ou 17,23€,

• 1,55 €ou 0,77€ pour un abonnement Vélib' annuel de 37,20€.

Un justificatif de la RATP est demandé.

Attention, la convention de stage soumet le stagiaire au décret n° 2010-676 du 21 juin 2016 et l’article 7, alinéa 2 de ce texte s’applique, à savoir : « Lorsque le nombre d'heures travaillées est inférieur à la moitié de la durée légale ou réglementaire, la prise en charge partielle est réduite de moitié par rapport à la situation de l'agent travaillant à temps plein ».

La convention peut comprendre un article sur la propriété intellectuelle et une clause de confidentialité.

En France, un contrat devra être signé :

• si le travail du stagiaire donne lieu à la création d’une œuvre protégée par le droit d’auteur  ou propriété industrielle (y compris logiciel),
• si la structure d’accueil souhaite l’utiliser et que le stagiaire est d’accord.

Cette clause s’applique également dans le cas des stages dans les organismes de droit public.

À l’étranger, les droits de propriété intellectuelle ne s’appliqueront que si le droit français s’applique.

Retrouvez tous les textes de loi concernant les stages :

• Décret 2021-1154 du 3 septembre 2021 autorise la réalisation de stage pendant une période de césure ou encore dans le cadre de cursus entièrement à distance.
• Décret n° 2017-1652 du 30 novembre 2017, modifiant les dispositions du code de l’éducation relatives aux stages et aux périodes de formation en milieu professionnel est le dernier texte d’application de la loi du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l'encadrement des stages et à l'amélioration du statut des stagiaires : l’ensemble du dispositif législatif sur les stages est désormais en vigueur.
• Décret du 26 octobre 2015 précise que le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément dans les organismes d’accueil de plus de 20 salariés ne doit pas excéder 15 % de l'effectif. Il est limité à 3 stagiaires dans les organismes de moins de 20 salariés.
• Décret n° 2015-284 du 11 mars 2015 précisant les modalités et conditions de validation des stages en entreprise par le régime général d'assurance vieillesse.
• Décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 relatif à l'encadrement des périodes de formation en milieu professionnel et des stages.
• Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l'encadrement des stages et à l'amélioration du statut des stagiaires.
• Décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 relatif au remboursement des frais de transports.
• Décret n° 2009-885 du 21 juillet 2009 relatif aux modalités d'accueil des étudiants de l'enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l'État ne présentant pas un caractère industriel et commercial.

• Article L.124-3 du code de l’éducation permet désormais que les cursus effectués entièrement à distance puissent comporter des stages dès lors que le recteur de région académique ou l’autorité compétente a donné son accord. Le volume pédagogique minimal d’enseignement du cursus suivi doit cependant être de 200 heures par année d’enseignement (voir l'article L.124-3 du code de l’éducation) et le recteur de région académique ou l’autorité compétente doit autoriser l’établissement à déroger à l’obligation de dispenser 50 heures minimum en présentiel sur les 200 heures annuelles d’enseignement.